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(歸檔電子文件圖文管理員,簡稱爲“AER圖文管理員”，AER是英文歸檔電子文件Archival Electronic Records的縮寫)

一、軟體用途

    在OA或文檔管理工作實踐中，如何保證電子文件的真實性、完整性、有效性，保證保存的歸檔電子文件能長期保存並提供利用，是當前電子文件管理的難點。本軟體集合電腦相關圖文處理技術，實現把Doc、Txt、Xls、Html、Rtf等文本資訊轉換爲Tif、Jpg、Bmp等圖像資訊，以增加歸檔電子文件的穩定性，有利於長期保管；另外軟體可以對掃描錄入或讀入已有的圖像資訊進行批量加工處理，大大提高工作效率；還可以利用軟體的區域圖像識別功能直接捕獲電子文件元資料資訊，簡化檔案人員的工作過程，提高資料品質。使用我們的這套“AER圖文管理員”，你在電子文件歸檔管理工作中碰到的許多難題都將迎刃而解。

二、開發背景

    當前國內的各類業務管理系統包括辦公自動化（OA）系統應用日趨普及，各系統形成的電子文件長期保存的問題也越來越突出，特別是OA系統中産生的電子文件長期保存問題，是急待解決的問題。

    由於這類電子文件多是由文書處理軟體形成的格式化文字檔案，如：Doc、Xls、Rtf等，其中除了含有文件內容資訊外，還含大量的排版格式、存在環境等還原控制資訊，其中有許多資訊受生成環境的影響是不穩定的或動態的，造成這一類電子文件存在版本之間的相容是有限的，進而使長期保存此類電子文件存在很多困難，而許多電子文件是需要歸檔長期保存的。

    解決電子文件長期保存問題一般的要求是將電子文件及時遷移到新的環境，或連同生成環境一併保存，這種方法的實際可操作性欠佳，在電腦技術飛速發展的今天，無法保證及時掌握影響電子文件還原的每一個變化的動態因素，也無法保證遷移過程中保證電子文件的真實性。尋找一種相對穩定的電子文件格式，將格式化文字檔案含有的動態資訊固化，將其受外界影響的因素降到最小，使之轉換成爲這種相對穩定的格式是長期保存格式化電子文件，優化電子文件保管的好方法。

    Tif圖像格式是一種國際通用的標準格式，其特點是適應範圍寬，受環境影響小，如瀏覽時不受限於作業系統，無論是Windows或Linux，中文系統或英文系統都支援Tif圖像格式，因此很適合作爲長期保存的電子文件的格式，也符合檔案管理中真實性、完整性、有效性原則，將格式化文字檔案轉換爲Tif格式文件也爲歸檔保存電子文件提供了一個新的管理模式。

三、系統工作模式

    本軟體安裝後，除了在系統的“開始” 功能表程式組中和桌面上會有一個“AER圖文管理員”程式外，在Word的功能表欄中還會自動增加了一個“清華文通”的功能項，可用它來對當前正在編輯的Word文字檔案進行固化（即將Doc等文字檔案轉換爲Tif圖像文件）,見下圖:

四、功能描述 

    1、文本資訊固化模組

    （1）支援將資訊可活動的文字檔案（如doc、xls、tml、rtf等）固化（轉換）爲不可活動的tif、jpg、bmp等圖像文件。

    （2）支援以黑白、灰度（4位元、8位元）、彩色（4位元、8位、16位）、真彩（24位元）模式的固化（轉換）。

    （3）固化（轉換）時可任意選擇解析度，缺省時爲200dpi。

    （4）固化（轉換）輸出時可選擇每頁創建1個文件或所有頁爲1個文件。

    （5）支援以自動模式的固化（轉換），以紅頭文件爲例，第1頁有紅頭文件格式，最後1頁有紅色公章，系統將自動以彩色模式固化（轉換）第1頁和最後1頁，而其餘文件內容將自動以黑白模式固化（轉換）。

    （6）可對每頁單獨設置固化（轉換）模式。

    （7）固化（轉換）時用戶可加上文件的元資料，元資料分爲記錄元資料和管控元資料，其中管控元資料在固化（轉換）時由系統自動生成，固化（轉換）後的記錄元資料使用通用的圖像工具即可讀出，但控制元資料需通過本系統按許可權才能讀出。

    （8）固化（轉換）時用戶可加上自己的文件標識（浮水印），浮水印可編輯，既可以是文字，也可以是圖像。

    （9）可選擇固化（轉換）後的圖像格式，如Tif、Bmp、Jpg。

    （10）支援對Word隱含的文件批閱修改痕迹的自動固化。 （11）固化（轉換）時將自動判斷頁面資訊，如有超出頁面設置的資訊時將自動轉換爲大頁面（如A4變爲A3），確保不丟失資訊。 （12）對Xls表格文件固化（轉換）時將依表格屬性自動進行分頁處理。 （13）固化（轉換）後的Tif圖像文件使用G4壓縮標準。

    2、圖像資訊加工模組

    （1）支援直接掃描或讀入圖像文件。

    （2）支援對tif、jpg、bmp等圖像格式文件，進行批量或單個加工處理，包括：去斑、去色、漂白、擦除污點、亮度調整、對比度調整、添加圖像文件標識，自動進行傾斜校正，電子文件元資料著錄等操作。

    （3）支援對圖像文件加標識，標識可編輯，既可以是文字，也可以是圖像。

    （4）支援對圖像文件的元資料編輯，元資料分爲記錄元資料和管控元資料，其中管控元資料在圖像文件保存時由系統自動生成，保存後的記錄元資料使用通用的圖像工具即可讀出，但管控元資料需通過本系統按許可權才能讀出。

    （5）支援圖像文件格式之間的互相轉換。

    3、圖像識別與文檔管理模組

    （1）支援對圖像文件任意區域、當前頁、全文的文本識別。

    （2）支援對彩色、灰度、黑白圖像文件的文本識別。

    （3）可通過區域識別功能，自動捕獲元資料資訊，建立圖像文件的元資料和索引資訊，完成電子文件歸檔必須的元資料著錄。

    （4）支援文檔管理功能，索引資訊可入庫及查詢。

    說明：軟體由以上三大模組組成，用戶可根據自己的需求選擇購買其中的某一個或二個模組，也可購買所有模組。